なにかをするときに、優先順位を決めるということは普段やっていると思います。
でも、どのようにして優先順位を決めるか、ということについてはあまり考えません。
だから、何かをやろうと決めてやり始めても、「あれもしないと」「これもしないと」と、優先順位を決めたにもかかわらず、迷うことになりがちです。
ここでは、優先順位の決め方に絞って記載します。
まず、やらなければいけないと思うことを紙に書き出してリストを作ります。
優先順位を決めるにあたって必要な視点は２つです。
・重要かどうか
・急ぐかどうか
たったこれだけに絞って考えることが大事です。
紙に大きく「十」と書いて、縦軸の上に「重要」、下に「重要じゃない」と書きます。
横軸の右側に「急ぐ」、左側に「急がない」と書きます。
ここに、やるべきことリストのそれぞれが、どこに当てはまるかを考えます。
まず優先しなければならないことは、右上の「重要」で「急ぐ」部分にあるものです。
この部分はすぐに取り掛かるべきものですね。右上に近いものから優先するようにします。
逆に右下、「急ぐけど重要度がさほど高くないもの」については、優先順位は下がりますがしなければいけませんね。でも重要度がさほど高くないものって本当にやるべきものなのか、または誰かに任せることができないか、を考えることも大事です。
もし仕事であれば部下やバイトに任せてしまうということも方法のひとつですね。
左下、「重要でもないし急がない」は、自分がやらないという選択肢を見つけることができれば理想ですね。これこそ部下やバイトに任せたい部分です。
ここに入るものなのに、頭では「やらないと」と思っているものもあるかもしれません。
左上にあたる「重要だけど急がないもの」、実はここが一番大事です。
「重要だけど急がない」というのは、単に「時間的余裕がある」だけで、重要だからいつかやらなければいけないことです。
仕事で言えば、この部分をいかに早く終わらせるか、が大事です。
この部分はやらないでおくと、いずれ右側の「重要で急ぐ」に変化してしまうものです。
だから本来は、突発的に発生する案件であるはずの「重要で急ぐ」に対応するためにも、「重要だけど急がない」をいかに終わらせるか、が大事になるんですね。
つまり、「重要で急ぐ」案件がない場合には、「重要だけど急がない」案件をいかに終わらせるか、が突発的な「重要で急ぐ」案件に対応するための方法論になるわけです。
さて、あなたのやるべきことリストはどのようになるでしょうか。
今は放置していた「重要で急ぐ」案件に慌てるかもしれませんが、一つ一つ終わらせたあとは、左側の「重要だけど急がない」にしっかり取り組むようにしてみましょう。
最後までお読みいただきありがとうございました。